Contratación de obras con Open Book: ¿Qué es y cuáles son sus ventajas?

La contratación de obras con el modelo Open Book está ganando popularidad en el mundo de la construcción. Este método, también conocido como Contrato de Libro Abierto, se basa en la transparencia y la colaboración entre todas las partes involucradas.

En este nuevo artículo te explicaremos en que consiste un contrato Open Book, de dónde viene, cuáles son sus ventajas para los promotores y los posibles riesgos para las empresas constructoras:

• ¿Qué es el contrato Open Book o Contrato de Libro Abierto?
• ¿De dónde procede el modelo Open Book?
• Ventajas y riesgos del modelo de contratación Open Book
• ¿Cómo afecta la contratación de Open Book al Project Monitoring?

Open Book, o «libro abierto», es una forma de contratar obras donde todos los costes del proyecto son compartidos y visibles para todos.

Esto significa que tanto el promotor como la empresa constructora comparten todos los costes reales del proyecto en cualquier momento. En este sistema, ambas partes tienen acceso a toda la información financiera del proyecto, incluidos los costes reales de materiales, mano de obra y cualquier otro gasto relacionado. La idea es mantener todo transparente para que ambas partes puedan trabajar juntas de manera más efectiva y con confianza.

El concepto de “Open Book” tiene sus raíces en los modelos de contratación colaborativos que surgieron en respuesta a las limitaciones de los contratos tradicionales. Este modelo comenzó en países como el Reino Unido y los países escandinavos. Estos lugares valoran mucho la transparencia y la colaboración en los proyectos, lo que ha hecho que este modelo sea una opción atractiva.

Este método se ha usado especialmente en proyectos grandes y complicados donde es importante la flexibilidad, poder adaptarse a cambios y resolver problemas rápidamente.

El uso del modelo Open Book ha crecido significativamente en los últimos años. Según un estudio de la Royal Institution of Chartered Surveyors (RICS), aproximadamente el 25% de los proyectos de construcción en el Reino Unido utilizaron este modelo en 2022. En los países escandinavos, esta cifra es aún mayor, alcanzando el 35% en el mismo año. Estos porcentajes reflejan la creciente aceptación y éxito del modelo en proyectos de diversas escalas y complejidades.

Las principales ventajas que ofrece este modelo son las siguientes:

• Transparencia Financiera: Una de las principales ventajas de este modelo es la transparencia financiera. El promotor puede ver en detalle cómo se están utilizando los fondos, lo que reduce la posibilidad de sobrecostes injustificados y mejora la gestión del presupuesto.
• Colaboración y Confianza: Al compartir información detallada, se fomenta un ambiente de colaboración y confianza entre el promotor y la contrata. Esto puede llevar a una resolución más rápida de problemas y a una toma de decisiones más eficiente.
• Flexibilidad y Adaptabilidad: Permite realizar ajustes y cambios de manera más ágil, ya que las decisiones se toman basándose en información real y actualizada. Esto es especialmente útil en proyectos complejos donde pueden surgir imprevistos. Durante el curso de la obra, los clientes pueden evaluar rápidamente los impactos de posibles cambios o mejoras, ya que el contratista detalla cómo afectarán estos a los costes y al calendario. Esto ahorra tiempo en comparación con modelos tradicionales donde cualquier cambio requiere procesos formales y largos.
• Mejora en la Calidad: Al trabajar de manera colaborativa y con un enfoque en la transparencia, es más probable que ambos partes se centren en la calidad del proyecto final, en lugar de simplemente cumplir con el mínimo requerido por el contrato.

Sin embargo, también genera riesgos que hay que tener en cuenta:

• Compartir Información Sensible: Las constructoras tienen que estar dispuestas a mostrar todos sus costes, incluidos los márgenes de beneficio, lo cual puede ser un desafío.
• Mayor Supervisión: La transparencia significa que el promotor puede supervisar más de cerca las operaciones, lo que implica un mayor nivel de supervisión y puede aumentar la presión sobre la empresa esa constructora. Esto puede ser un desafío para aquellas empresas que prefieren mantener esta información confidencial.
• Riesgo de Desacuerdos: Aunque la transparencia puede reducir algunos conflictos, también puede llevar a desacuerdos sobre los costos y la gestión del presupuesto. Las diferencias en la interpretación de los datos financieros pueden generar tensiones.
• Adaptación Cultural: La adopción del modelo Open Book puede requerir un cambio cultural significativo dentro de la contrata, especialmente si están acostumbrados a métodos más tradicionales y menos transparentes de gestión de proyectos.

La contratación Open Book impacta positivamente en el seguimiento de proyectos, al facilitar una mayor transparencia y control en todas las fases del proyecto, lo que contribuye a una supervisión más eficaz. Estos son los principales efectos:

• Mayor Acceso a Información Financiera Detallada: En un contrato Open Book, el cliente y el project monitor tienen acceso directo a los detalles financieros del proyecto, incluidos los costes reales de materiales, mano de obra y gastos generales. Esto permite que el monitor del proyecto realice análisis más precisos y en tiempo real, mejorando su capacidad de evaluar el progreso y anticipar posibles problemas financieros.
• Mejora de la Colaboración y la Comunicación: El modelo fomenta una comunicación fluida entre todas las partes implicadas (propietarios, contratistas, monitores del proyecto, etc.), por lo que el seguimiento, se vuelve más proactivo al poder colaborar desde el inicio, influir en la planificación y tomar decisiones informadas basadas en información actualizada y compartida abiertamente.
• Reducción de Riesgos y Disputas: Dado que el modelo Open Book implica una visión clara de los costes y de los cambios en los precios o necesidades del proyecto, el Project Monitoring puede identificar y mitigar riesgos de manera más eficiente. Esto disminuye la probabilidad de sorpresas desagradables o disputas sobre los costes y el calendario, reduciendo las reclamaciones al final del proyecto.
• Mejora en la Gestión del Cronograma: Los monitores del proyecto pueden actuar con rapidez ante cambios o desviaciones del plan original, dado que el modelo facilita un flujo constante de información sobre los costes y el progreso de la obra. Esto permite realizar ajustes rápidos en los plazos o recursos sin esperar largos períodos de renegociación.
• Facilitación del Control de Calidad: El acceso transparente a los gastos y la toma de decisiones colaborativa permiten al project monitor vigilar de cerca el cumplimiento de los estándares de calidad, asegurando que las decisiones sobre materiales o mano de obra no afecten negativamente la calidad del proyecto.

En resumen, este modelo permite al Project Monitoring operar de manera más eficiente, con una visión clara y actualizada del avance del proyecto, lo que mejora el control de riesgos, la previsibilidad financiera y la resolución rápida de problemas.

En conclusión, el modelo de contratación Open Book ofrece numerosas ventajas, especialmente en términos de transparencia, colaboración y flexibilidad, que son altamente valoradas por los promotores. Sin embargo, también plantea desafíos y riesgos para las contratas, principalmente relacionados con la exposición de costes y el mayor control y supervisión.

Para que el modelo sea exitoso, es crucial que ambas partes estén comprometidas con la transparencia y la colaboración. La implementación de este modelo requiere una comunicación abierta y una disposición para trabajar de manera conjunta hacia los objetivos del proyecto. En última instancia, si se gestionan adecuadamente los riesgos y se aprovechan las ventajas, puede conducir a proyectos más eficientes, de mayor calidad y con mejores resultados para todas las partes involucradas.

GLOVAL te ofrece servicios clave para la contratación Open Book, asegurando que el proyecto se mantenga en línea con los objetivos financieros y de calidad a través de:

• Valoración y Certificación de Costes: Verificando y certificando los costes presentados por el contratista, incluyendo materiales, mano de obra y otros gastos, realizando valoraciones de los activos y asegurando que los gastos se ajusten al valor real del proyecto en cada etapa, proporcionando informes detallados que reflejen los costes actuales y potenciales, ayudando a mantener la confianza entre cliente y contratista.
• Evaluación de la Viabilidad Económica: Realizando estudios de viabilidad previos que aseguren que los objetivos financieros del cliente son alcanzables con los recursos disponibles (análisis de los costes estimados frente a los beneficios esperados, estimación del retorno de la inversión en relación con el presupuesto abierto, asegurando que el proyecto es rentable).
• Control y Auditoría de Progreso: A través de Project Monitoring, para verificar que los costes y el progreso de la construcción se mantienen dentro de lo planificado a través de inspecciones técnicas que comparan el progreso físico de la obra con los gastos reportados e identificando desviaciones en los presupuestos para corregir los desajustes.
• Análisis Comparativo de Costes: Ofreciendo análisis comparativos de los costes de materiales y mano de obra frente a otros proyectos similares, lo que ayuda al cliente a entender si los precios presentados por el contratista son competitivos y justificados.
• Supervisión del Cumplimiento Normativo: Ayudando a asegurar que los aspectos normativos y legales se respeten durante todo el proyecto, evaluando que los cambios y desarrollos adicionales propuestos por el contratista se ajusten a la normativa vigente.

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